• Mon. Nov 30th, 2020

Memantau Penggunaan Internet Karyawan

Byzuzum gaul

Nov 11, 2020

 

LancangKuning – Penyalahgunaan Internet di Tempat Kerja Internet telah menjadi sumber daya yang tak ternilai di tempat kerja, perpustakaan referensi terbesar di dunia, pusat media sosial, dan outlet pornografi kini hanya dengan sekali klik. Ketersediaan ini menghadirkan faktor risiko yang signifikan bagi kewajiban pemberi kerja dan biaya produktivitas ribuan jam bagi pemberi kerja setiap hari. Memantau penggunaan internet oleh karyawan adalah salah satu cara untuk mengurangi kewajiban pemberi kerja, dan terlepas dari apakah Anda setuju atau tidak dengan prinsip di balik pemantauan internet, banyak pemberi kerja setuju bahwa itu adalah kejahatan yang diperlukan.

Penyalahguna internet berkisar dari karyawan manajemen atas di kantor swasta yang melihat pornografi hardcore, hingga asisten departemen di bilik yang menghabiskan 3 jam sehari melakukan belanja online, membuat pengaturan perjalanan, dan membayar tagihan melalui Internet perusahaan. Penyalahgunaan internet mewabah di tempat kerja dan organisasi dipaksa untuk menghadapi masalah ini secara langsung, atau menanggung akibatnya.

Di antara banyak konsekuensi penyalahgunaan internet adalah hilangnya produktivitas dan sejumlah masalah litigasi seperti pelecehan seksual, lingkungan kerja yang tidak bersahabat, dan diskriminasi. Memantau akses Internet Karyawan adalah salah satu cara organisasi membatasi tanggung jawabnya.

Mendefinisikan Penyalahgunaan Internet

Mendefinisikan penyalahgunaan Internet adalah tantangan pertama, dan membuat kebijakan penggunaan yang dapat diterima (AUP) organisasi secara luas adalah langkah pertama dalam definisi. AUP menentukan apa yang termasuk dalam penyalahgunaan internet di organisasi Anda. Perilaku internet apa yang dapat diterima di satu organisasi mungkin tidak dapat diterima di organisasi lain, jadi AUP adalah kebijakan yang sangat disesuaikan, berdasarkan misi organisasi. Organisasi menentukan garis apa yang akan ditarik ketika menyangkut penyalahgunaan internet.

Kunci keberhasilan penerapan AUP di sebagian besar organisasi serupa dengan masalah pengembangan kebijakan lainnya di tempat kerja. Harus ada “buy-in” dari “top-down”, dengan kata lain, pimpinan organisasi harus menyetujui prinsip-prinsip AUP dan berusaha untuk mendorong kebijakan tersebut ke bawah kepada direktur, manajer dan supervisor dalam organisasi. . Tahap paling kritis dari pengembangan AUP bergantung pada “persetujuan” manajemen atas dan kemauan mereka untuk menunjukkan pentingnya kebijakan ini kepada seluruh organisasi.

Lokakarya Internet

Mengadakan serangkaian lokakarya Internet dengan karyawan organisasi Anda adalah salah satu cara untuk memperkenalkan kebijakan penggunaan baru yang dapat diterima. Sebagai sesi edukasi, lokakarya internet dapat membahas isu-isu sensitif seputar penyalahgunaan internet dalam forum terbuka dimana karyawan dapat mengajukan pertanyaan dan memberikan masukan dalam suasana yang tidak konfrontatif.

Selama lokakarya internet, organisasi dapat mulai mendidik karyawan tentang penyalahgunaan Internet dan memberi mereka kesempatan untuk mengevaluasi kembali kebiasaan internet di tempat kerja. Penting untuk bersikap seterbuka mungkin dengan karyawan Anda mengenai metodologi yang Anda pilih untuk menegakkan AUP.

Misalnya, jika organisasi telah memutuskan untuk menggunakan teknologi pemblokiran internet, AUP harus menentukan jenis situs tertentu yang akan diblokir, misalnya, banyak organisasi memblokir situs pornografi, “penggambaran kotor”, dan “kebencian”. Membahas jenis situs web yang telah diputuskan oleh organisasi untuk memblokir dan menjawab pertanyaan terkait alasan pemblokiran akan memperkuat misi organisasi, dan mendemonstrasikan jenis situs web yang tidak sesuai dalam organisasi Anda.

Jika organisasi Anda akan memantau dan melaporkan akses internet karyawan, lokakarya akan memberi Anda kesempatan untuk menunjukkan kepada karyawan seperti apa laporan internet itu, dan mendiskusikan keadaan di mana laporan tersebut akan digunakan. Mengambil misteri dari apa yang organisasi rencanakan sehubungan dengan pemantauan dan pemblokiran internet akan mengurangi spekulasi karyawan dan menetapkan harapan baru di seluruh organisasi.

Masalah dengan Pemantauan Internet

Aspek teknis pemblokiran akses website dan pemantauan akses internet karyawan bukan tanpa masalah. Perangkat lunak untuk memblokir situs web telah berkembang pesat selama 5 tahun terakhir; namun, masih ada masalah dengan memblokir “semua” situs web yang tidak pantas dan memblokir situs web yang tidak ingin Anda blokir. Tidak ada sistem yang sempurna dan Anda memerlukan bantuan dari vendor perangkat lunak / perangkat keras pilihan Anda selain dari departemen sistem informasi Anda.

Jika memungkinkan, selalu lebih baik untuk bertemu, secara langsung, dengan perwakilan vendor sebelum pembelian perangkat lunak pemantauan internet apa pun. Sampaikan kekhawatiran Anda dengan vendor dan dapatkan dukungan “setelah penjualan” dengan meja bantuan vendor. Jika Anda memiliki departemen sistem informasi, pastikan mereka terlibat sejak awal proyek untuk membantu mengatasi masalah teknis yang mungkin timbul dari sistem baru.

Memantau Akses Internet Karyawan- Sisi Orang

Di luar masalah teknis yang akan terjadi, pengawasan internet dari sisi masyarakat dapat menjadi bermasalah dari semua. Bahkan dengan penyebaran informasi yang diberikan pada lokakarya internet dan kehati-hatian selama pengembangan kebijakan Anda, beberapa karyawan pasti akan merasa bahwa pemantauan internet tidak adil. Mengingat fakta ini, sangatlah penting bahwa laporan internet akurat, tidak diragukan lagi. Sekalipun benar, masih ada masalah yang perlu dipertimbangkan. Skenario yang tercantum di bawah ini adalah contoh bagaimana karyawan dapat bereaksi jika dihadapkan pada tuduhan penyalahgunaan internet. Selain itu, alasan di bawah ini mungkin sepenuhnya akurat dan penjelasan yang baik oleh terdakwa.

“Bukan aku!”

Selalu mungkin ada orang lain yang menggunakan komputer karyawan tertuduh yang sedang menjelajahi Internet. Setelah pengguna menjauh dari komputer, apa pun dapat terjadi. Orang lain duduk dan mulai menggunakan komputer yang masuk sebagai tertuduh, semua yang mereka lakukan di Internet dicatat dengan nama orang lain. Satu saran adalah meminta pengguna mengunci komputer mereka sebelum pergi untuk jangka waktu yang lama; ini akan mengurangi kemungkinan kesalahan identifikasi pengguna internet.

“Mereka memiliki kata sandi saya”

Ini adalah situasi yang mirip dengan yang disebutkan di atas, jika saya memiliki kata sandi pengguna, saya dapat masuk sebagai pengguna dan semua akses internet saya akan dikaitkan dengan mereka. Bagaimana mereka mendapatkan kata sandi adalah masalah lain sepenuhnya, namun pengguna membuat poin yang baik dan memiliki alasan yang berpotensi valid untuk laporan internet yang menunjukkan penyalahgunaan.

“Laporan Internet Salah”

Ini dapat terjadi jika perangkat lunak pemantauan tidak diatur dengan benar atau jika ada masalah jaringan yang menyebabkan masalah identifikasi. Ini adalah alasan lain mengapa Anda ingin departemen sistem informasi Anda terlibat sejak awal dan dukungan teknis dari vendor yang menjual solusi pemantauan internet kepada Anda. Mempertahankan laporan internet yang menunjukkan penyalahgunaan adalah hal yang sulit jika Anda tidak memahami cara kerja aspek teknis pemantauan internet.

Garis bawah

Pelaporan melalui internet bukanlah ilmu pasti, laporannya bisa saja salah, dan orang yang dituduh melakukan penyalahgunaan Internet mungkin sama sekali tidak bersalah. Kuncinya adalah meneliti pelaku potensial dan melihat sejarah mereka. Orang-orang yang menyalahgunakan internet biasanya memiliki riwayat melakukannya, jadi lihat dulu penggunaan Internet mereka sebelumnya dan kemudian lihat catatan internet di komputer mereka. Singkatnya, lakukan “pemeriksaan realitas”. Terlalu sering kita mengambil kata teknologi dan gagal melihat sisi manusia untuk wawasan yang dapat mengkonfirmasi atau membuat kita mempertanyakan kecurigaan kita. Praktik ini akan membantu mengurangi jumlah kesalahan yang dapat dibuat selama penyelidikan penyalahgunaan internet, dan membantu pemberi kerja menjaga kredibilitasnya.

Ringkasan

Penyalahgunaan internet adalah fakta kehidupan di sebagian besar organisasi besar saat ini. Memantau penggunaan internet karyawan dan menerapkan teknologi pemblokiran dapat membantu mengurangi kewajiban pemberi kerja dan meningkatkan produktivitas karyawan. Mengembangkan kebijakan penggunaan yang dapat diterima untuk menguraikan perilaku internet yang dapat diterima di organisasi Anda adalah langkah pertama dalam proses tersebut. Untuk mengimplementasikan kebijakan ini dengan sukses, kebijakan tersebut harus didukung oleh manajer level atas, menengah, dan lini. Organisasi harus berusaha, dengan antusias, untuk mendidik karyawan organisasi tentang penyalahgunaan internet dan berbagi rencana organisasi untuk memantau penggunaan dan memblokir situs web yang tidak pantas.

Sebelum membeli solusi perangkat lunak atau perangkat keras untuk pemantauan / pemblokiran internet, vendor harus dipilih dan diundang ke dalam organisasi untuk menjelaskan masalah teknis yang dapat terjadi dengan teknologi pemantauan dan pemblokiran internet. Selama proses pemilihan vendor ini, sangat penting untuk menyertakan departemen sistem informasi Anda dan staf teknis lainnya. Sangat disarankan untuk mengatur dukungan purna jual dengan vendor pilihan Anda.

Terakhir, ada sisi orang dari masalahnya. Pemantauan dan pemblokiran internet hanya sebaik solusi perangkat lunak dan perangkat keras yang dikembangkan. Ada banyak cara di mana solusi ini bisa gagal, jadi melakukan penyelidikan menyeluruh sebelum menuduh karyawan melakukan penyalahgunaan internet juga sangat disarankan.